Le classement et le tri des documents en entreprise peuvent avoir un impact certain sur la productivité à moyen terme de votre entreprise. Nous sommes plus concentrés et efficaces dans un environnement de travail bien ordonné. De plus, un système de tri de documents strict permettra de trouver rapidement et facilement les documents. Un système de rangement adapté vous permettra de conserver les documents importants ou confidentiels. Comment le range-dossier vous permettra d’optimiser le rangement en entreprise ? Quels types de documents peut-on ranger ? Découvrez toutes nos réponses dans notre article.

Les range-dossiers en entreprise

Le range-dossier est un élément permettant un tri rapide et pratique de vos documents en entreprise. L’accumulation de papier en entreprise peut rapidement devenir problématique : contrat, brouillon, courrier, facture, document confidentiel et bien d’autres encore… Voici quelques-unes des possibilités de classement de vos documents :

– Classement de documents par années

– Classement de documents en fonction de la nature du document (contrat, facture, etc…)

– Classement des documents par secteur de l’entreprise (RH, Marketing, etc…)

– Classement des documents en fonction du degré de confidentialité / importance

Le rangement de vos documents doit donc être réfléchi en amont. Une fois cette stratégie déterminée, communiquez avec vos équipes afin qu’ils connaissent ces bonnes pratiques de rangement.

Comment choisir son range-dossier ?

Il existe de nombreux types de modules de classements pour vos dossiers ou documents. Ces derniers doivent être sélectionnés selon les critères suivants :

– Capacité de stockage et évolutivité dans le temps

– Le degré de sécurité des range-dossiers, en fonction du degré de confidentialité des documents

– L’accessibilité et la récupération facile des documents

– L’espace disponible dans l’entreprise

– L’ergonomie et l’esthétique de votre range-dossier, en fonction de l’identité de l’entreprise

– Éventuellement, un module de rangement avec un faible impact environnemental

Vous pouvez choisir votre module de rangement en fonction de ces critères. Le plus important étant que le range-dossier s’accorde avec l’espace de votre entreprise. Pour vos documents les plus confidentiels, prenez le temps de réfléchir à la solution la plus sécurisée. Le vol de données en entreprise peut à la fois être physique ou en ligne.

Quels sont les différents types de rangement en entreprise existants ?

Selon la nature de votre entreprise et des documents, plusieurs types de rangements sont disponibles. Les classeurs à anneaux vont vous permettre de classer des documents perforés. Plusieurs tailles et formats sont disponibles. Les boîtes de classement sont orientées long terme. Elles permettent de conserver facilement et rapidement plusieurs documents. Les étagères sont plus volumineuses et proposent plus de contenances pour le rangement de vos dossiers. Elles sont cependant plus axées sécurité que le reste des autres types de rangement. Pour un gain de place et d’espace, les chemises cartonnées sont très pratiques car très discrètes. Il faut cependant être bien organisé avec ce type de rangement.